FAQ (Frequently Asked Questions)
Dies ist eine erweiterte Fassung der FAQs von Novexala Solutions. Die ursprünglichen FAQs
wurden um neue Themen ergänzt. Bitte beachten Sie, dass alle Bestimmungen und Regeln
im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien von Novexala Solutions stehen und nicht
widersprechen dürfen.
1. Allgemeine Unternehmensfragen
1.1 Wie erfahre ich von unternehmensinternen Neuigkeiten oder Änderungen?
• Alle wichtigen Änderungen werden per E-Mail und im Intranet (News-Bereich)
kommuniziert. Bei größeren Themen finden zusätzlich Informationsveranstaltungen statt.
1.2 Wo finde ich unseren Organisationsplan?
• Der aktuelle Organigramm- und Abteilungsplan steht im Intranet unter
„Unternehmensstruktur“.
1.3 Gibt es einen Betriebsrat oder ein Mitarbeitergremium?
• Aktuell existiert kein formeller Betriebsrat. Für Anliegen stehen jedoch die
Personalabteilung oder Tobias Becker (Peer-Mediator) zur Verfügung.
1.4 Was ist, wenn ich eine Idee habe, die das Unternehmen verbessern könnte?
• Vorschläge können jederzeit an die jeweilige Abteilungsleitung oder über das Online-
Vorschlagswesen im Intranet eingereicht werden.
1.5 Wie werden sensible oder vertrauliche Dokumente entsorgt?
• Bitte nutzt die dafür vorgesehenen Sicherheitstonnen (abschließbar). Keine Entsorgung im
normalen Papiermüll.
2. IT & Arbeitsgeräte
2.1 Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?
• Nutze das IT-Self-Service-Portal oder kontaktiere den IT-Support unter it-
support@Novexala-solutions.com.
2.2 Darf ich mein eigenes Laptop oder Handy für die Arbeit nutzen?
• Nein, aus Sicherheitsgründen sind nur vom Unternehmen bereitgestellte Geräte erlaubt.
2.3 Welche Software darf ich eigenständig installieren?
• Grundsätzlich keine. Jede Softwareinstallation muss im Voraus von der IT-Abteilung
genehmigt werden.
2.4 Kann ich in den Pausen an meinem Firmen-PC privat surfen?
• Ein kurzer Blick auf persönliche E-Mails ist in Ausnahmefällen geduldet. Aufwendige
Aktivitäten (Streaming, Social Media privat etc.) sind untersagt.
2.5 Gibt es ein VPN für externen Zugriff?
• Ja, wir haben einen Firmen-VPN. Die Freigabe erfolgt über die IT-Abteilung, allerdings ist
der Remote-Zugang meist über den Remote-Desktop geregelt.
2.6 Was mache ich, wenn mein Dienstgerät defekt ist oder gestohlen wird?
• Sofort die IT-Abteilung informieren (per Mail oder Hotline). Bei Diebstahl zudem die
Personalabteilung informieren, damit ggf. versicherungsrelevante Schritte eingeleitet
werden können.
2.7 Wie gehe ich vor, wenn mir eine Phishing-E-Mail oder ein möglicher Malware-Link
auffällt?
• Auf keinen Fall klicken oder Anhänge öffnen. Leite die E-Mail sofort an security@Novexala-
solutions.com weiter und informiere die IT-Abteilung.
3. Karriere & Weiterbildung
3.1 Welche Weiterbildungen werden angeboten?
• Eine Übersicht findest du im Intranet unter „Karriere & Weiterbildung“.
3.2 Gibt es Fördermöglichkeiten für externe Weiterbildungen?
• Ja, auf Antrag können externe Schulungen teilweise übernommen werden.
3.3 Wie melde ich mich für ein internes Training an?
• Über das Intranet-Tool „Training & Entwicklung“ kannst du freie Plätze in Workshops und
Seminaren buchen.
3.4 Wie viel Budget steht für meine Fortbildung zur Verfügung?
• Pro Mitarbeiter sind jährlich 1.000 € für externe Schulungen vorgesehen. Details dazu
findest du in den Personalrichtlinien.
3.5 Wie läuft die Beförderung zum Teamleiter oder Abteilungsleiter ab?
• Beförderungen erfolgen auf Basis von Leistungsbeurteilungen, Führungspotenzial und
einer Vakanz in den betreffenden Positionen. Personalentwicklung und Geschäftsleitung
entscheiden gemeinsam.
3.6 Kann ich meine Karriere in eine andere Abteilung verlagern (Job-Rotation)?
• Ein interner Abteilungswechsel ist möglich, wenn Bedarf in einer anderen Abteilung
besteht und die Qualifikationen passen. Sprich hierzu mit deiner Abteilungsleitung und HR.
3.7 Gibt es Mentoring-Programme für Neueinsteiger?
• Ja, alle Neuzugänge haben in den ersten drei Monaten einen Mentor, der bei der
Einarbeitung unterstützt.
4. Dienstreisen & Spesen
4.1 Wie werden Reisekosten erstattet?
• Reisekosten müssen über das Spesenabrechnungssystem eingereicht werden. Dazu Belege
hochladen und eine kurze Begründung angeben.
4.2 Welche Verkehrsmittel soll ich bevorzugt nutzen?
• Grundsätzlich ist Bahn oder öffentlicher Verkehr erwünscht. Flugreisen werden nur bei
größeren Entfernungen oder Zeitdruck genehmigt.
4.3 Darf ich für Dienstreisen mein Privatauto benutzen?
• Ja, jedoch nur mit vorheriger Absprache und Genehmigung deiner Abteilungsleitung.
Kilometergeld wird gemäß den geltenden Firmenrichtlinien erstattet.
4.4 Gibt es Obergrenzen für Hotelkosten?
• Pro Nacht gelten je nach Stadt und Hotelstandard unterschiedliche Limits. Eine Übersicht
findest du im Intranet unter „Reiserichtlinien“.
4.5 Welche Tagespauschalen für Verpflegung gibt es?
• Bei Inlandsreisen gelten 26,40 € pro Tag (Staffelung für halbe Tage möglich). Bei
Auslandsreisen liegen die Pauschalen höher; siehe Reiserichtlinie.
4.6 Was muss ich tun, wenn ich meinen Zug oder Flug verpasse?
• Informiere umgehend die Abteilungsleitung und versuche einen Ersatz zu buchen. Bei
unvermeidbaren Extrakosten kann eine Sonderregelung greifen.
5. Homeoffice & Arbeitszeiten
5.1 Wie beantrage ich Homeoffice?
• Stelle einen formlosen Antrag an deinen Vorgesetzten. Bei Genehmigung erhältst du eine
schriftliche Bestätigung per E-Mail.
5.2 Kann ich Homeoffice im Ausland machen?
• Nur in Ausnahmefällen mit gesonderter Genehmigung. Prinzipiell ist Homeoffice auf das
Inland beschränkt.
5.3 Zählt die Anfahrt zum Kunden als Arbeitszeit?
• Ja, bei Dienstreisen oder Kundenbesuchen gelten Fahrzeiten als Arbeitszeit, sofern es sich
um eine genehmigte Geschäftsreise handelt.
5.4 Darf ich Kernarbeitszeiten flexibler handhaben?
• Die Kernarbeitszeit (09:00 – 16:00 Uhr) gilt verbindlich. Abweichungen bedürfen eines
triftigen Grundes und der Absprache mit deinem Vorgesetzten.
5.5 Wie buche ich Überstunden ein?
• Über das Zeiterfassungssystem (Intranet). Überstunden müssen vorab genehmigt werden
und können in Freizeit oder monetär abgegolten werden.
5.6 Was passiert, wenn ich im Homeoffice technische Probleme habe?
• Kontaktiere umgehend den IT-Support. Sollte die Störung nicht sofort behoben werden
können, kann die Zeit ggf. nachgeholt werden oder du kommst ins Büro.
5.7 Gibt es eine Anwesenheitspflicht an bestimmten Tagen?
• Ja, ggf. zu wichtigen Team-Meetings, Schulungen oder Projekt-Kickoffs. Dies wird im
Voraus vom Vorgesetzten kommuniziert.
6. Urlaub & Abwesenheiten
6.1 Wie viele Urlaubstage habe ich pro Jahr?
• Bei einer Vollzeitstelle stehen 25 Urlaubstage pro Jahr zur Verfügung. Resturlaub muss bis
zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
6.2 Darf ich meine Urlaubstage auf das nächste Jahr übertragen?
• Nur den gesetzlichen Rest. Er muss jedoch wie erwähnt bis 31. März verbraucht werden,
sofern keine anderen Absprachen bestehen.
6.3 Wie beantrage ich Urlaub?
• Über das Intranet-Tool „Urlaubsantrag“ oder schriftlich beim Vorgesetzten (je nach
Abteilungsstandard). Mindestens 2 Wochen im Voraus.
6.4 Kann ich halbe Urlaubstage nehmen?
• Ja, halbe Tage sind möglich. Bitte im Urlaubsantrag vermerken.
6.5 Was, wenn ich kurzfristig erkranke und bereits Urlaub eingetragen habe?
• Melde dich krank. Ein ärztliches Attest ab dem 3. Krankheitstag ist Pflicht, damit dir die
Urlaubstage nicht abgezogen werden.
6.6 Habe ich Anspruch auf Sonderurlaub (z. B. Hochzeit, Geburt)?
• Ja, bei besonderen Anlässen stehen dir zusätzliche Urlaubstage laut Betriebsvereinbarung
zu (z. B. 1 Tag bei Hochzeit, 2 Tage bei Geburt eines Kindes). Details im Intranet.
6.7 Wie melde ich einen längeren Urlaub an (z. B. über 3 Wochen)?
• Sprich dies frühzeitig (mind. 4 Wochen vorher) mit deiner Abteilungsleitung ab, da eine
Vertretungsregelung getroffen werden muss.
7. Lohn & Gehalt
7.1 Wann erfolgt die Gehaltszahlung?
• Das Gehalt wird jeweils am 25. des Monats ausgezahlt. Fällt der 25. auf ein Wochenende
oder Feiertag, erfolgt die Zahlung am letzten Werktag davor.
7.2 Wie oft werden Gehaltsanpassungen überprüft?
• In der Regel einmal jährlich im Rahmen der Mitarbeiter-Jahresgespräche. Auf individueller
Basis kann es zudem Extra-Anpassungen geben.
7.3 Gibt es eine Provision oder Bonusregelung für den Vertrieb?
• Ja, vertriebsnahe Positionen haben eine variable Gehaltskomponente. Genaues regelt der
individuelle Arbeitsvertrag.
7.4 Was mache ich, wenn ich eine fehlerhafte Abrechnung erhalte?
• Kontaktiere bitte sofort die Lohnbuchhaltung (lohn@Novexala-solutions.com). Eine
Korrektur wird umgehend veranlasst.
7.5 Gibt es eine betriebliche Altersvorsorge?
• Ja, wir zahlen einen freiwilligen Zuschuss in eine Pensionskasse. Näheres findest du in den
Personalrichtlinien.
8. Datenschutz & Sicherheit
8.1 Darf ich Firmeninformationen an Dritte weitergeben?
• Nein, vertrauliche Daten und interne Informationen dürfen nicht ohne ausdrückliche
Erlaubnis weitergegeben werden.
8.2 Wann muss ich eine Datenschutzverletzung melden?
• Sofort, wenn du vermutest, dass personenbezogene Daten in falsche Hände geraten sind.
Melde dies an security@Novexala-solutions.com und an die Personalabteilung.
8.3 Wie gehe ich mit Kundenlisten oder Vertragsdokumenten um?
• Bewahre sie nur in verschlossenen Schränken oder im passwortgeschützten Bereich auf.
Niemals frei zugänglich herumliegen lassen.
8.4 Wer darf einen USB-Stick verwenden?
• Nur vom Unternehmen geprüfte und freigegebene USB-Sticks. Eigene USB-Sticks sind nicht
zugelassen.
8.5 Welche Sicherheitsstufen für Dokumente gibt es?
• Stufe 1 (allgemein), Stufe 2 (intern), Stufe 3 (streng vertraulich). Genaues regelt die
Sicherheitsrichtlinie im Intranet.
9. Dresscode
9.1 Was bedeutet „Casual Wear“ genau?
• Saubere, ordentliche Freizeitkleidung, jedoch keine Strand- oder Sportkleidung. Einfache
Jeans + T-Shirt/Hemd sind okay.
9.2 Was ist „Smart Casual“?
• Ein Schritt gehobener als Casual: Hemd oder Bluse, Stoff- oder gepflegte Jeanshose, ggf.
Sakko. Krawatte ist nicht zwingend, aber angemessen.
9.3 Muss ich meine Kleidung an Branding-Anlässe anpassen?
• Bei Messen, Veranstaltungen etc. kann das Tragen von gebrandeter Firmenkleidung (T-
Shirts, Polo-Shirts) vorgeschrieben sein.
9.4 Gibt es Ausnahmen bei gesundheitlichen Einschränkungen?
• Ja, wenn z. B. orthopädisches Schuhwerk nötig ist. In solchen Fällen bitte Rücksprache mit
HR und ggf. Attest vorlegen.
10. Personalentwicklung & Mitarbeitergespräche
10.1 Wie oft finden Mitarbeitergespräche statt?
• Quartalsweise. Mindestens jedoch zweimal pro Jahr (pro Semester).
10.2 Kann ich meine Zielvereinbarungen nachträglich ändern?
• Wenn sich projektbezogene Anforderungen gravierend ändern, lässt sich eine Anpassung
im gemeinsamen Einvernehmen mit Vorgesetzten vornehmen.
10.3 Was ist, wenn ich mit meiner Beurteilung nicht einverstanden bin?
• Sprich zuerst mit deinem Vorgesetzten. Bei keiner Einigung steht dir der Weg zur HR-
Abteilung oder zum Peer-Mediator offen.
10.4 Gibt es ein Talent-Management-Programm für High Potentials?
• Ja, pro Jahr werden einige Mitarbeiter ins „Novexala-Future-Leaders-Programm“
aufgenommen. Bewerbungen laufen über HR.
10.5 Kann ich ein Zwischengespräch anfordern, wenn ich akut Feedback brauche?
• Ja, du kannst jederzeit deinen Vorgesetzten um ein außerplanmäßiges Feedbackgespräch
bitten.
11. Teamevents & Firmenveranstaltungen
11.1 Wie kann ich ein Teamevent anmelden?
• Über das Intranet-Formular „Teamevents“ oder direkt bei deiner Abteilungsleitung. Die
Genehmigung erfolgt je nach Kostenumfang.
11.2 Zählen gemeinsame Mittagessen als Teamevent?
• In der Regel nicht, sofern keine Budgetmittel aus der Abteilung beansprucht werden.
Gemeinsame Essen in Eigenregie werden nicht als offizielles Event eingestuft.
11.3 Was passiert, wenn ein geplantes Event ausfällt?
• Informiere alle Beteiligten per E-Mail oder Chat. Bereits angefallene Kosten müssen ggf.
storniert oder umdisponiert werden.
11.4 Kann ich Gäste (Nicht-Mitarbeiter) zu einem Teamevent mitbringen?
• Nur, wenn das Event ausdrücklich als „Mitbring-Event“ deklariert ist. Ansonsten bitte
Rücksprache mit der Abteilungsleitung halten.
11.5 Werden Betriebsfeiern vom Unternehmen bezahlt?
• Kleinere Feiern liegen im Abteilungsbudget. Größere, unternehmensweite Veranstaltungen
können vom CFO außerhalb des Regelbudgets genehmigt werden.
12. Sonstiges
12.1 Wo finde ich den Notfallplan (Brand, Unfall etc.)?
• An jedem Fluchtwegeplan ist ein Kurzüberblick. Eine digitale Kopie mit weiteren Details
findest du im Intranet unter „Sicherheit & Notfall“.
12.2 Welche Gesundheitsangebote gibt es?
• Wir bieten regelmäßige Gesundheits-Checks, Ergonomie-Schulungen und ein jährliches
Firmen-Sportprogramm. Infos im Intranet.
12.3 Kann ich meine Kinder oder Haustiere ins Büro mitnehmen?
• Grundsätzlich nicht. Ausnahmen (z. B. kurzfristige Kinderbetreuung in Notfällen) bedürfen
einer Genehmigung durch die Abteilungsleitung.
12.4 Wie funktioniert das Empfehlungssystem für neue Mitarbeiter?
• Wenn du jemanden erfolgreich empfiehlst, der eingestellt wird, gibt es eine Prämie. Details
unter „Employee Referral Program“ im Intranet.
12.5 Wohin wende ich mich bei persönlichen Problemen oder Belastungen?
• Neben Tobias Becker (Peer-Mediator) gibt es auch das Employee Assistance Program
(EAP), das vertrauliche Beratungen anbietet (Kontaktdaten im Intranet).
12.6 Darf ich während der Arbeitszeit privat telefonieren?
• In begrenztem Umfang für kurze, wichtige Anrufe (z. B. Arzttermin). Längere oder häufige
Telefonate sollten in die Pause gelegt werden.
12.7 Wie gehe ich vor, wenn ich einen Unfall im Betrieb habe?
• Erste Hilfe leisten oder Rettung rufen, wenn nötig. Danach unverzüglich die
Personalabteilung informieren, damit eine Unfallmeldung erfolgen kann.
12.8 Was mache ich, wenn mein/e Vorgesetzte/r auf meine E-Mails nicht reagiert?
• Versuche zunächst einen persönlichen oder telefonischen Kontakt. Bei dringenden Fällen
kannst du dich an die nächsthöhere Stelle (z. B. Bereichsleitung) wenden.
13. Räumlichkeiten & Infrastruktur
13.1 Welche Bereiche gibt es in der Firma?
• Unsere Räumlichkeiten umfassen:
• Büros für einzelne Abteilungen
• Meetingräume (verschiedene Größen)
• Pausenraum mit Küchenzeile
• Raucherbereich (ausgewiesener Außenbereich)
• Kantine (siehe Abschnitt 14)
• Sanitäranlagen (Toiletten auf jedem Stockwerk)
• Serverraum (zugangsbeschränkt)
• Weitere Funktionsräume (z. B. Lager, Archiv)
13.2 Darf ich mich in jedem Pausenraum aufhalten?
• Ja, die Pausenräume stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung. Beachte bitte, keine
sensiblen Telefonate oder vertrauliche Besprechungen in den offenen Pausenbereichen
durchzuführen.
13.3 Wo ist das Rauchen erlaubt?
• Nur im gekennzeichneten Raucherbereich außerhalb des Gebäudes. Rauchen in
geschlossenen Räumen ist laut Arbeitsschutzgesetz strikt untersagt.
13.4 Kann ich den Serverraum betreten, um ein Problem zu beheben?
• Der Serverraum ist zugangsbeschränkt. Nur IT-Fachpersonal oder autorisierte Personen
dürfen ihn betreten.
13.5 Wo kann ich vertrauliche Gespräche führen?
• In den Meetingräumen, die im Intranet reserviert werden können. Alternativ kann man
sich an die Personalabteilung wenden, um einen diskreten Besprechungsraum zu
organisieren.
14. Kantine & Verpflegung
14.1 Gibt es eine Kantine und was wird angeboten?
• Ja, wir haben eine firmeneigene Kantine im Erdgeschoss. Dort werden täglich mindestens
zwei warme Gerichte (davon ein vegetarisches) angeboten. Dazu gibt es Salate, Suppen und
Desserts. Die Küche ist von 11 bis 14 Uhr geöffnet.
14.2 Wie erfolgt die Bezahlung in der Kantine?
• Bezahlung ist sowohl in bar als auch mit der Mitarbeiterausweis-Karte (Prepaid-Funktion)
möglich. Diese kann an den Terminals in der Kantine per Bankomatkarte aufgeladen werden.
14.3 Darf ich eigenes Essen mitbringen?
• Selbstverständlich. In der Kantine und in den Pausenräumen stehen Mikrowellen und
Kühlschränke zur Verfügung.
14.4 Welche Regeln gelten für die Nutzung der Kantine?
• Bitte räumen Sie Tabletts und Geschirr nach dem Essen weg. Halten Sie Ordnung und
achten Sie auf Hygiene.
14.5 Gibt es Kaffee, Tee oder andere Getränke gratis?
• In der Kantine gibt es kostenfreien Kaffee und Tee, ebenso Wasser und einige Softdrinks. In
den Teeküchen stehen außerdem Heißwassergeräte und Kaffeemaschinen zur
Selbstbedienung bereit.
15. Pausen & Arbeitsunterbrechungen
15.1 Wie sind die Pausenzeiten geregelt?
• Laut Arbeitszeitregelung steht allen Mitarbeitern eine unbezahlte Mittagspause von
mindestens 30 Minuten zu, sobald die tägliche Arbeitszeit 6 Stunden übersteigt. Zusätzliche
kurze Verschnaufpausen sind in Absprache mit dem Vorgesetzten möglich.
15.2 Darf ich in meiner Pause das Firmengelände verlassen?
• Ja, Sie können die Pause frei nutzen. Achten Sie jedoch darauf, rechtzeitig zurückzukehren
und die Kernarbeitszeiten einzuhalten.
15.3 Kann ich mich für private Aktivitäten kurz ausloggen?
• Für kurze Unterbrechungen wie wichtige Arzt- oder Behördentermine ist eine vorherige
Rücksprache mit der Abteilungsleitung notwendig. Die Zeit kann ggf. nachgeholt werden.
15.4 Darf ich im Pausenraum privat spielen oder Musik hören?
• Ja, sofern keine anderen Kollegen gestört werden. Bitte verwenden Sie Kopfhörer oder
halten Sie die Lautstärke niedrig.
16. Pendlerpauschale
16.1 Was ist die Pendlerpauschale?
• Die Pendlerpauschale ist eine steuerliche Begünstigung in Österreich. Damit können
berufstätige Personen, die einen gewissen Arbeitsweg haben, ihre Fahrtkosten steuerlich
absetzen.
16.2 Habe ich Anspruch auf die Pendlerpauschale?
• Das hängt von der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sowie von der
Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ab. Detaillierte Informationen und eine
Pendlerrechner-Funktion finden Sie auf der Website des Finanzministeriums.
16.3 Muss ich die Pendlerpauschale selbst beantragen?
• Ja, Sie müssen dies in Ihrer Arbeitnehmerveranlagung (Lohnsteuerjahresausgleich) oder
über das Formular beim Finanzamt beantragen. Bei Fragen hilft die Personalabteilung gerne
weiter.
16.4 Erstattet das Unternehmen Fahrtkosten zusätzlich?
• Grundsätzlich nicht. Bei nachweislich langen Distanzen bzw. Dienstreisen gelten andere
Regelungen. In Ausnahmefällen (z. B. für Außendienstmitarbeiter) gibt es gesonderte
Spesenregelungen.
17. Haustiere & Pflanzen am Arbeitsplatz
17.1 Darf ich meinen Hund oder ein anderes Haustier ins Büro mitbringen?
• Grundsätzlich ist das Mitbringen von Haustieren nicht erlaubt (siehe 12.3). Ausnahmen
bedürfen einer individuellen Genehmigung der Abteilungsleitung, z. B. in kurzfristigen
Notsituationen.
17.2 Kann ich am Arbeitsplatz Pflanzen aufstellen?
• Ja, Topfpflanzen sind erlaubt, solange sie keine Sicherheits- oder Hygieneprobleme
verursachen. Bitte sorgen Sie für regelmäßige Pflege und gießen Sie so, dass keine Schäden
entstehen.
17.3 Was ist, wenn Kolleginnen oder Kollegen allergisch sind?
• Bitten Sie um Rücksprache mit dem Team, bevor Sie Pflanzen oder (in Ausnahmefällen)
Haustiere in gemeinsame Büroräume bringen.
18. Beziehungen zwischen Mitarbeitern
18.1 Sind Beziehungen am Arbeitsplatz erlaubt?
• Grundsätzlich ja. Novexala Solutions verbietet keine privaten Beziehungen unter
Mitarbeitern. Allerdings sollten Berufliches und Privates klar getrennt bleiben und das
Arbeitsklima nicht beeinträchtigen.
18.2 Muss ich meine Beziehung in der Firma bekannt geben?
• Eine formale Meldepflicht besteht nicht. Jedoch gilt: Wenn direkte Weisungsbefugnisse
zwischen Partnern oder Interessenkonflikte entstehen, muss die Personalabteilung
informiert werden.
18.3 Wie gehen wir bei Konflikten in einer Partnerschaft im Team vor?
• Konflikte sollten intern geklärt werden. Bei Bedarf steht Tobias Becker (Peer-Mediator) zur
Verfügung. Diskretion ist gewährleistet.